İdari Personel Görevleri
FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ İDARİ PERSONELİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLAR
DEKAN YARDIMCILARI GÖREV VE SORUMLULUKLAR
Dr. Öğr. Üyesi Ercan GÖRDEGİR-Öğrenci İşleri ve ilgili diğer işler
1. Öğrenci İşleri
2.Fakülte değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmaları için standartların belirlenmesini sağlamak ve çalışmalarını yürütmek.
3. Fakültenin stratejik planını hazırlamak.
4. Öğrencilerin Fakülteyi değerlendirme anketlerini hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak.
5. Öğrenci konseyi ve temsilciliği için gerekli olan seçimleri yapmak.
6. Her eğitim-öğretim yılı sonunda yapılacak olan Akademik Genel Kurul sunularını hazırlamak.
7. Fakültede öğretim elemanları tarafından yürütülen projeleri takip etmek.
8.Ders ücret formlarının düzenlenmesi konusunda öğretim elemanlarını bilgilendirmek ve zamanında teslimi için takip etmek.
9. Fakültenin düzenleyeceği bilimsel toplantılar, sempozyumlar, kongreler için gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak ve takip etmek.
10. Dekan olmadığı zamanlarda Dekanlığa vekâlet etmek.
11. Yıllık çalışma planının hazırlanması, Fakültenin öğretim kapasitesinin saptanması, bölümlerin yardımı ile ders dağıtım programını tasarlamak.
12. Fakültemizdeki programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.
13. Ders programlarını hazırlamak.
14. Derslik programlarını hazırlamak.
15. Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlamak.
16. Sınıf danışmanlıkları oluşturulması, öğrencilerin durumlarının belirlenmesi, kredi, burs sağlanmaları konularında çalışmalarda bulunmak.
17. Öğrenci topluluklarının kurulması, yönergelerinin hazırlanması ve etkinlik göstermesinde gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak.
18.Öğrencilere yönelik sunulacak sosyal ve kültürel etkinliklerin düzenlenmesi, sağlık, rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin sunumunda ortaya çıkabilecek sorunları gidermek.
19.Öğrenci disiplin hizmetleri ile ilgili işlemleri yapmak.
20. Dönem içi, dönem sonu, mazeret, ek sınavlar ve ders geçme ile ilgili işlemlerin yapılması, kayıtların tutulmasını yaptırmak.
21. Dönem içi, dönem sonu, mazeret, ek sınavlar ve ders geçme ile ilgili işlemlerin yapılması, kayıtların tutulmasını yaptırmak.
22.Öğrenci konseyi ve temsilciliği için gerekli olan seçimleri yapmak.
23.Projeksiyon sınıflarının ders programlarını hazırlamak.
24.Öğrenci disiplin hizmetleri ile ilgili işlemleri yapmak.
25. Öğrenci burs işlemleri
26.Eğitim-öğretim ile ilgili diğer işler
27.Dekanın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak.
28. Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Dekana karşı sorumludur.
DEKAN YARDIMCILARI GÖREV VE SORUMLULUKLAR
Dr. Öğr. Üyesi Gökhan YÜRÜMEZ-İdari İşler
1. Mali İşler (Ek ders, satın alma)
3. Demirbaş ve ayniyat İşleri
4.Yıllık çalışma planının hazırlanması, Fakültenin öğretim kapasitesinin saptanması, bölümlerin yardımı ile ders dağıtım programını tasarlamak.
5. Her eğitim-öğretim yılı sonunda yapılacak olan Akademik Genel Kurul sunularını hazırlamak.
7. Dekan olmadığı zamanlarda Dekanlığa vekâlet etmek.
8. Fakültenin faaliyet raporları, stratejik planı v.b. çalışmalarını diğer dekan yardımcısı ve fakülte sekreteriyle birlikte hazırlamak.
9. Fakültemizdeki programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapmak.
10 Ders ücret formlarının düzenlenmesi konusunda öğretim elemanlarını bilgilendirmek ve zamanında teslimi için takip etmek.
11. Personel bürolarıyla oda dağılımını yapmak
12. BAP.
13. Fakültede öğretim elemanları tarafından yürütülen projeleri takip etmek.
14. Öğrencilere yönelik sunulacak sosyal ve kültürel etkinliklerin düzenlenmesi, sağlık, rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin sunumunda ortaya çıkabilecek sorunları gidermek.
15. Fakülte değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmaları için standartların belirlenmesini sağlamak ve çalışmalarını yürütmek.
16. Öğrencilerin Fakülteyi değerlendirme anketlerini hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak.
17. 1 haftaya kadar olan personel görevlendirmelerinde bölüm başkanı ve dekanla birlikte üçlü onay mercii olarak görev yapmak
18. Tören ve anma günleri ile diğer sosyal etkinliklerin programlarının hazırlanması, hazırlıklar yapılması, gerçekleştirilmesi ve izlenmesini sağlamak.
19. Fakültenin düzenleyeceği bilimsel toplantılar, sempozyumlar, kongreler için gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak ve takip etmek.
20. Sivil Savunma İşleri
21. Dekan olmadığı zamanlarda Dekanlığa vekâlet etmek.
22. Komisyonlar
23.Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlamak.
24.Sınıf danışmanlıkları oluşturulması, öğrencilerin durumlarının belirlenmesi, kredi, burs sağlanması konularında çalışmalarda bulunmak.
25. Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu Toplantılarının takibi.
26. Dekanın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak
27.Tören ve anma günleri ile diğer sosyal etkinliklerin programlarının hazırlanması, hazırlıklar yapılması, gerçekleştirilmesi ve izlenmesini sağlamak.
28. Dekanın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak.
29.Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Dekana karşı sorumludur.
MALİ İŞLER
SIRA | İŞİN ADI |
1 | Personel Maaşları |
2 | Personel SGK işlemleri |
3 | Ek ders ücretleri ile yolluk ve diğer ödemelere ait ücretlerin hazırlanması |
4 | Muhasebe hizmetlerini ve yazışmalarını yürütmek |
5 | Personele ait sosyal ve mali haklarını etkileyecek değişiklikleri KBS sistemine girmek. |
6 | Göreve başlayan veya ayrılan personelin maaş, sigorta, harcırah, tahsil v.b. işlemlerini yapmak. |
7 | İstifa eden personelin borçlandırılması ve borçlarının tahsil edilmesi. |
8 | Yurtiçi/Yurtdışı her türlü görevlendirme tahakkukları ve avans işlemlerini yapmak |
9 | Faaliyet raporları, stratejik planlar, kalite çalışmalarının kendi çalışma alanıyla ilgili olan kısımlarını hazırlamak. |
10 | Stajyer öğrencilerin sigorta primlerinin tahakkuklarını SKS’ye bildirmek. |
11 | Mahkeme kararlarına istinaden yapılacak ödemeler veya tahsilat işlemlerini yapmak |
12 | Yurtiçi/Yurtdışı her türlü görevlendirme tahakkukları ve avans işlemlerini yapmak. |
13 | Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. |
ÖĞRENCİ İŞLERİ
SIRA | İŞİN ADI |
1 | Yatay geçiş, DGS ile gelen öğrencilerin başvurularını almak, kabul edilenlerin kayıtlarını ve ders muafiyetlerini yapmak |
2 | Ders programlarını otomasyon sistemine girmek. |
3 | Her yarıyıl başında kesinleşen haftalık ders programlarını öğrencilere ve öğretim elemanlarına duyurmak |
4 | Öğrenci belgesi, transkript gibi belgeleri vermek. |
5 | Farabi/Erasmus/Mevlana vb. işlemlerinin yapılmasını sağlamak |
6 | Sınav programlarını öğrencilere, ders sorumlularına ve gözetmenlere yazı ile bildirmek. |
7 | İlan panolarını kontrol etmek, duyurular asmak ve süresi dolanları çıkarmak. |
8 | Fakülte öğrencilerinin staj yönergesi hükümleri doğrultusunda staj yapabilmelerini sağlamak amacıyla gerekli bilgilendirmeleri ve duyuruları yapmak. |
9 | Faaliyet raporları, stratejik planlar, kalite çalışmalarının kendi çalışma alanıyla ilgili olan kısımlarını hazırlamak |
10 | Stajlarla ilgili olarak Bölüm Staj Komisyon Başkanlıkları ile öğrenci işleri arasında koordinasyon sağlamak |
11 | Öğrenci disiplin işlemleri yazışmalarını ve tebliğini yapmak. |
12 | Öğrenci İşleriyle ilgili Yönetim Kurulu Kararlarını yazmak. |
13 | Öğrenci İşleriyle ilgili Fakülte Kurulu Kararını hazırlamak. |
14 | Fakültenin öğrenci işleri biriminin bölümlerle yapılması gereken diğer iş ve işlemlerini bölüm sekreterlikleriyle koordineli bir şekilde çalışıp yönlendirmek. |
15 | Bölüm müfredat programlarının öğrenci otomasyon sistemine işlenmesi. |
16 | Öğrenci ders kayıtlarıyla ilgili işlemleri yürütmek. |
17 | Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. |
PERSONEL ve KURUL İŞLERİ
SIRA | İŞİN ADI |
1 | Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu toplantı gündemini kurul üyelerine bildirmek |
2 | Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararlarını imzalatmak |
3 | Öğretim elemanlarının atama işlemleri ile bölüm/ABD başkanları ve öğretim elemanlarının görev süresi yenileme işlemlerini yapmak. |
4 | Norm kadro yazışmalarını yapmak |
5 | Fakülte-bölüm, bölüm içi ve bölümler arası iletişimi kurup yazışmalar yapmak. |
6 | Personelin izin, rapor, görevlendirme işlemlerini takip ve kontrol etmek. |
7 | Kurum içi ve dışı ders görevlendirme yazışmalarını yapmak. |
8 | Personel işe giriş-çıkış işlemlerini yürütmek ve personel özlük dosyalarını hazırlamak. |
9 | İzinler, yolluklar ve görevlendirmelerle (yurt içi ve yurt dışı) ilgili gerekli işlemleri yapmak. |
10 | Kurum içi ve dışı gelen-giden evrakların kaydı ve dosyalanması. |
11 | Fakülte sekreteri tarafından havale edilen evrakların diğer birimlere dağıtımını yapmak |
12 | Faaliyet raporları, stratejik planlar, kalite çalışmalarının kendi çalışma alanıyla ilgili olan kısımlarını hazırlamak |
13 | Personel disiplin işlemlerinin yazışmalarını, tebliğlerini ve dosyalamasını yapmak |
14 | Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. |
TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞLERİ- SATINALMA İŞLERİ
SIRA | İŞİN ADI |
1 | Taşınırların kayıt ve kontrolü ile konuyla ilgili birim içi-birim dışı yazışmalar, gelen malzemelerin TKYS programına kaydedilmesi, işlem muhasebe fişlerinin düzenlenmesi, sayım ve döküm cetvellerinin hazırlanması. |
2 | Satın alma işleri ile satınalmayla ilgili birim içi ve dışı yazışmaları yapmak. |
3 | Fakülte bütçesindeki ödenek miktarları ölçüsünde idarece satın alınması uygun görülen doğrudan temin usulu 22/d ile mal ve malzemeleri satın almak. |
4 | Malzeme ve istek listesini hazırlayarak Dekanlığın onayına sunmak. |
5 | Fakültenin derslik, oda, büro, telefon, bilgisayar, internet arızlarını arıza kayıt sistemine girmek ve takibini yapmak. Devam eden sorunları Fakülte Sekreterine bildirmek |
6 | Faaliyet raporları, stratejik planlar, kalite çalışmalarının kendi çalışma alanıyla ilgili olan kısımlarını hazırlamak |
7 | Fakültenin sınıf, derslik ile akademik ve idari personel odalarının taşınma, malzeme, temizlik işlerini ve diğer ihtiyaçlarını takip etmek ve Fakülte sekreterine bildirmek. |
8 | Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak |
BÖLÜM SEKRETERLERİ
SIRA | İŞİN ADI |
1 | Bölüm ve ABD yazışmalarını yapmak, dosyalamak |
2 | Bölüm ders programlarını Dekanlık öğrenci işleriyle irtibat halinde çalışarak otomasyon sistemine yüklemek |
3 | Dekanlıktan gelen yazıların gereğinin yapılması, zamanında cevaplandırılmasını takip etmek ve gerektiğinde Dekanlık ve Fakülte sekreteriyle irtibata geçmek. |
4 | Bölüm/ABD/ASD tarafından alınan Kurul Kararlarını ilgili yerlere göndermek ve dosyalamak. |
5 | Bölüm öğrencilerinin staj işlemlerini yürütmek ve değerlendirmek. |
6 | Stajlarla ilgili olarak Bölüm Staj Komisyonları ile öğrenci işleri arasında koordinasyonu sağlamak. |
7 | Faaliyet raporları, stratejik planlar, kalite çalışmalarının kendi çalışma alanıyla ilgili olan kısımlarını hazırlamak |
8 | Staj yapacak Bölüm öğrencilerinin SGK giriş/çıkış ve tahakkuk işlemlerini yapmak. |
9 | 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunun stajyer öğrenciler ile ilgili hükümlerinin yerine getirilmesi ile ilgili işlemleri yürütmek. |
10 | Bölüm/ABD başkanlarından görev süreleri cetvellerini tutmak ve ilgili yerlere bildirmek |
11 | Dekanlık Makamı ve Fakülte Sekreteri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak |